Werkorganisatie Duivenvoorde | eIDAS

Interview met Erik Hoorweg

Pioniers in Nederland met E-IDAS

Wassenaar en Voorschoten zijn de eerste twee gemeenten binnen Nederland die zaken doen via eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services): de Europese versie van de DigiD. Dit biedt de mogelijkheid om met de ‘DigiD’ uit een ander land producten bij deze gemeenten te bestellen.

Europees is er de verplichting om hier in 2018 mee te beginnen. Werkorganisatie Duivenvoorde is in Nederland als eerste gestart en er zijn meteen 12 à 13 producten opgezet. Op dit moment wordt er nog weinig tot geen gebruik van gemaakt omdat de bekendheid nog erg klein is.

 

Hoe werkt eIDAS?

EIDAS werkt als volgt: stel je woont in Zweden en je hebt je geboorteakte nodig. Tot nu toe was het zo dat er dat een boel handelingen nodig zijn waarbij, ondanks dat het eigenlijk niet mag, een groot deel van deze handeling en documenten via de mail verstuurd worden. EIDAS geeft de mogelijkheid om met je Zweedse account in te loggen bij een Nederlandse gemeenten, waarbij je wordt geïdentificeerd aan de hand van je Zweedse account. Vervolgens kan de gemeente het product leveren.  Hier spelen uiteraard beveiligingsissues bij, maar vergeleken met andere Europese landen is de beveiliging van DigiD in Nederland één van de slechtste.

 

Waarom is het geïnitieerd door Wassenaar en Voorschoten?

Op dit moment zijn er ongeveer negen Europese landen aangesloten, maar dit kan fluctueren. Op het moment dat Duitsland aansluit zal het voor de grensgemeenten een stuk interessanter worden.  In Voorschoten/Wassenaar zitten vooral Zweden, Engelsen en Fransen. Internationale mensen hebben betrekkelijk vaak contact met de gemeente; gemiddeld vaker dan anderen.

In Voorschoten/Wassenaar is 20% van het klantcontact in het Engels. Hierdoor zijn ze over dienstverlening in het Engels gaan nadenken. In eerste instantie is de website ook in het Engels beschikbaar gemaakt. Voor de Engelse dienstverlening zijn ook klantreizen gemaakt en is gekeken naar culturele verschillen. Bijvoorbeeld de gewoonte in andere landen om alles via een credit card te regelen. Dat kan bij deze gemeenten nu ook.

Daarnaast kwam de mogelijkheid om met een Europese subsidie en in samenwerking met SIM te werken aan eIDAS en dit is toen opgepakt. Er was weinig budget, maar door de subsidie was het mogelijk.

 

Op dit moment wordt er nog weinig gebruik van EIDAS binnen Voorschoten en Wassenaar gemaakt. Mensen zijn er nog niet bekend mee. Hoe meer landen zich gaan aansluiten, hoe betrouwbaarder het wordt. Waar nog meer gedacht wordt waar het gaat werken is op het gebied van handel en economie. Ook daar staat het in de kinderschoenen.


Met welke andere vormen van innovatieve digitale dienstverlening houdt werkorganisatie Duivenvoorde zich bezig?

Digitale evenementenvergunning

Iets wat weinig andere gemeenten hebben is de mogelijkheid online een vergunning voor een evenement aan te vragen.  Dit is een lastig formulier. Het betreft veel vragen, veel bijlagen; er komt veel bij kijken. Dit kan bij werkorganisatie Duivenvoorde nu sinds twee jaar digitaal en in de huidige kwalitatieve vorm ongeveer sinds de zomer.

Veel gemeenten kijken bij hen hoe zij dat regelen. Wat hierbij een belangrijk onderdeel is, is de voorwaarschuwing. Voordat mensen beginnen aan het invullen, wordt gemeld welke documenten ze allemaal nodig hebben, zodat ze niet halverwege hoeven te stoppen omdat ze niet verder kunnen. 

Verregaande digitalisatie

Van 2015 tot 2017 is alles zoveel mogelijk gedigitaliseerd. Zo kunnen ook geboorte aangiftes digitaal; dan komt ambtenaar aan huis om nog even een handtekening te zetten!

Er zijn op dit moment 130 producten met een digitaal formulier. Melding voorgenomen huwelijk wordt nu aan gewerkt, evenals bezwaar, WOB en WHO. Binnenkort gaan deze ook digitaal. Het aanvragen van een VOG gaat ook semi-digitaal (hiervoor moet nog wel een gescand document worden toegevoegd).

 

Als onderdeel van deze verregaande digitalisatie is Duivenvoorde ook als één van de eersten begonnen met het gebruik van Whatsapp (als zesde en zevende gemeenten). 


E-formulieren mét enquête

Verder is binnen werkorganisatie Duivenvoorde een kleine enquête aan het eind van e-formulieren toegevoegd, waar een respons van 80-85% op wordt behaald. Dat haalt echt bijna geen enkele gemeente. Deze manier van het toevoegen van een kleine enquête binnen een formulier zonder dat mensen zelf hoeven door te klikken wordt nu onder SIM klanten verspreid. Aan het eind van een formulier als mensen moeten doorklikken e.d. dan haken mensen af. Het is ingebouwd aan het einde van het formulier. Aan het einde kan je een cijfer geven van 0-10 of geen mening en mogelijkheid tot opmerkingen (helemaal open). Daar zie je heel snel een grote lijn in, in de opmerkingen. Het is een hele simpele manier van uitvragen. Het formulier wordt meegestuurd met de zaak en is dus echt onderdeel van het formulier.

 

Het is  af en toe moeilijk om ambtenaren mee te krijgen. Het is dan wel interessant om te zien dat beoordelingen ook echt opgemerkt worden omdat ze de organisatie in gaan.

 

 

 

Meer info? Kijk op:  

www.wassenaar.nl

www.voorschoten.nl of neem contact op met Erik Hoorweg

 

ehoorweg@werkorganisatieduivenvoorde.nl

 

088-6549665